Automatización de procesos que hoy dependen de que alguien se acuerde

1. 01
   Primero dibujamos el circuito a mano

   Quién recibe el pedido, en qué tres planillas lo copia, qué dato se vuelve a tipear en cada una y en qué momento se frena. El cuello era una sola persona: si faltaba, los pedidos se acumulaban en su casilla hasta que volvía.

2. 02
   Elegimos qué dejar en manos de alguien

   Se automatizó la carga, la validación de datos y el aviso al depósito. Liberar un pedido de un cliente con saldo vencido y aprobar un precio fuera de lista quedaron en manos del administrativo. Automatizar eso también era posible y era un error: son decisiones con criterio comercial, así que el flujo las frena y las deja en una bandeja en vez de resolverlas solo.

3. 03
   El flujo cuelga de un solo formulario

   El vendedor carga el pedido una vez. El flujo valida el CUIT, busca el cliente en el sistema de gestión, chequea que cada código exista y tenga stock, y recién ahí escribe: crea el pedido, genera el remito, avisa al depósito y suma la operación al resumen del vendedor. Un solo formulario dispara las cuatro cargas que antes se hacían a mano.

4. 04
   Cuando algo falla, se ve dónde

   Si el sistema de gestión o el padrón no contestan, el flujo reintenta tres veces espaciando cada intento. Si sigue sin haber respuesta, el pedido queda en una cola con el estado exacto en el que se cortó, y cuando el servicio vuelve retoma desde ese paso y no desde el principio. Cada pedido lleva su propio número, así que un reintento nunca genera dos pedidos iguales. Cada intento queda en el log con lo que se mandó y lo que contestó el otro lado, y el administrativo recibe el aviso con el pedido y el motivo. Nada se cae en silencio: si algo no se cargó, alguien se entera el mismo día.

La misma mecánica sirve para el alta de proveedores, la conciliación de pagos contra extracto o la carga de facturas de compra: cambian el disparador y el destino, no la forma de armarlo.